Kalendersynchronisatie met Google en Microsoft

Kalendersynchronisatie#

Met de kalendersynchronisatie koppel je de Kibi-kalender aan je bestaande Google Workspace of Microsoft 365. Afspraken, afwezigheden en ruimteboekingen worden automatisch gesynchroniseerd — in beide richtingen.

Wat de kalendersynchronisatie kan#

• Persoonlijke afspraken koppelen: Afspraken uit je Google- of Outlook-kalender verschijnen automatisch in Kibi en omgekeerd.

• Dubbele boekingen voorkomen: Omdat beide kalenders altijd up-to-date zijn, zien je medewerkers direct wanneer iemand beschikbaar is.

• Ruimtes en voertuigen koppelen: Resource-kalenders van je organisatie (vergaderruimtes, voertuigen) kunnen direct met Kibi worden verbonden. Boekingen uit Kibi verschijnen daar automatisch — en omgekeerd.

• Flexibele privacy-instellingen: Iedereen kiest zelf of externe kalenders de volledige afspraakinhoud of alleen de beschikbaarheid zien.

Voorwaarden#

• Je gebruikt Google Workspace of Microsoft 365.

• Je hebt beheerdersrechten bij je aanbieder voor de eenmalige instelling in Kibi.

• De kalendersynchronisatie moet als module in Kibi voor je organisatie geactiveerd zijn.

Twee manieren om te verbinden#

Er zijn twee modellen om medewerkers hun kalenders met Kibi te laten verbinden:

Per medewerker (standaard)#

Iedereen koppelt zijn eigen kalender zelfstandig via zijn profiel. Dit duurt slechts een paar klikken en vereist geen IT-ondersteuning.

De koppeling tussen het Kibi-account en het Google- of Microsoft-account verloopt via het e-mailadres. De aanbieder authenticeert de persoon met het zakelijke e-mailadres — deze moet overeenkomen met het e-mailadres dat in Kibi is geregistreerd.

Centraal door de organisatie#

Als beheerder activeer je eenmalig de toegang voor je hele organisatie (Google: Domain-Wide Delegation; Microsoft: Application Permission). Alle medewerkers worden daarna automatisch via hun e-mailadres gekoppeld aan de bijbehorende provider-accounts — zonder dat individuen iets hoeven te doen. Iedereen kan zich te allen tijde via zijn profiel weer afmelden.

Vergelijking: Welke manier past wanneer?#

Instelling Google Workspace (beheerder)#

Ga naar de Google Cloud Console en maak eenmalig een verbinding aan. Een stap-voor-stap handleiding voor de Google Cloud Console vind je in de officiële Google-documentatie:

Google Cloud Console — OAuth 2.0 instellen

Samenvatting van de benodigde stappen:

1. Open de Google Cloud Console.

2. Maak een nieuw project aan of kies een bestaand project.

3. Activeer de Google Calendar API voor het project.

4. Maak OAuth 2.0-inloggegevens aan (type: webapplicatie) en voer het doorverwijzingsadres in dat Kibi toont onder Beheer → Modules → Kalendersynchronisatie → Configuratie.

5. Kopieer de Client-ID en Client-Geheim en voer beide in Kibi in.

6. Klik op Verbinding controleren — Kibi bevestigt of de verbinding succesvol is.

Optioneel: Organisatiebrede vrijgave (Google Workspace)#

Als alle medewerkers automatisch verbonden moeten worden, activeer dan de domeinbrede vrijgave:

1. Maak in de Google Cloud Console een serviceaccount aan en download de toegangssleutel.

2. Activeer in de Google Workspace-beheerderinstellingen onder Beveiliging → API-beheer → Domeinbrede delegatie de machtiging voor het serviceaccount.

3. Upload de toegangssleutel in Kibi onder Beheer → Modules → Kalendersynchronisatie → Configuratie.

Instelling Microsoft 365 (beheerder)#

Registreer Kibi als applicatie in je Azure-portal:

1. Open het Microsoft Entra-portal en navigeer naar App-registraties.

2. Klik op Nieuwe registratie en geef een naam op (bijv. Kibi Kalender).

3. Voer het doorverwijzingsadres in dat Kibi toont onder Beheer → Modules → Kalendersynchronisatie → Configuratie.

4. Ken onder API-machtigingen de machtigingen Calendars.ReadWrite en User.Read (Gedelegeerd) toe.

5. Maak onder Certificaten & geheimen een nieuw clientgeheim aan.

6. Kopieer de applicatie-ID, directory-ID (tenant-ID) en het clientgeheim en voer alles in Kibi in.

7. Klik op Verbinding controleren.

Optioneel: Organisatiebrede vrijgave (Microsoft 365)#

Om alle medewerkers automatisch te verbinden, moet je als beheerder toestemming voor de hele organisatie verlenen:

1. Ken aanvullend de machtiging Calendars.ReadWrite (Applicatie) toe en klik op Beheerdersinstemming verlenen.

2. Alternatief open je de instemmings-URL die Kibi toont onder Beheer → Modules → Kalendersynchronisatie → Configuratie in een browser waarin je bent ingelogd als Microsoft-tenant-beheerder.

Kalender als medewerker verbinden#

Zodra je beheerder de instelling heeft voltooid, verbind je je persoonlijke kalender in een paar stappen:

1. Open Mijn profiel → Externe kalender → Verbonden kalenders beheren.

2. Klik op Verbinden en kies je aanbieder (Google of Microsoft).

3. Je wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van je aanbieder. Meld je aan met je zakelijke e-mail en verleen de toegangsmachtiging.

4. Kibi bevestigt de succesvolle verbinding. Je afspraken worden vanaf nu automatisch gesynchroniseerd.

Welke afspraken worden gesynchroniseerd?#

Je bepaalt zelf welke afspraken worden gesynchroniseerd:

• Persoonlijke afspraken: Afspraken die je direct in Google Kalender of Outlook aanmaakt.

• Uitnodigingen uit Kibi: Vergaderingen en afspraken waartoe je in Kibi bent uitgenodigd.

• Afwezigheden: Vakantie en andere afwezigheden uit Kibi.

• Voertuigboekingen: Reserveringen van voertuigen via Kibi.

Elke categorie kan afzonderlijk worden in- of uitgeschakeld. De instellingen vind je onder Mijn profiel → Externe kalender → Verbonden kalenders beheren.

Privacy-instelling#

Je kiest hoeveel details er bij de synchronisatie worden overgedragen. De instelling werkt in beide richtingen:

Ruimtes en voertuigen met externe kalenders verbinden#

Resource-kalenders van je organisatie (vergaderruimtes, voertuigen) kunnen direct met Kibi worden gekoppeld. Hierdoor zijn boekingen uit beide systemen altijd zichtbaar — zonder handmatig onderhoud.

Ga in Kibi naar Beheer → Ruimtes & Voertuigen (onder "Inhoud" in het beheermenu):

1. Maak een nieuwe resource aan of open een bestaande.

2. Kies onder Externe kalender de passende kalender uit de lijst met beschikbare resource-kalenders van je organisatie.

3. Sla op. Boekingen uit Kibi verschijnen vanaf nu in de externe kalender en omgekeerd.

Privacy en databeveiliging#

• Je inloggegevens worden versleuteld opgeslagen en niet aan derden doorgegeven.

• Bij het ontkoppelen van de verbinding worden de toegangsmachtigingen bij je aanbieder automatisch ingetrokken.

• Al gesynchroniseerde afspraken blijven in Kibi bewaard, maar worden niet meer bijgewerkt.

• De gegevensverwerking vindt uitsluitend plaats in de EU. Kibi is AVG-conform.

Veelgestelde vragen#