Kalender-Synchronisation mit Google und Microsoft

Kalender-Synchronisation#

Mit der Kalender-Synchronisation verbindest du den Kibi-Kalender mit deinem bestehenden Google Workspace oder Microsoft 365. Termine, Abwesenheiten und Raum-Buchungen werden automatisch abgeglichen — in beide Richtungen.

Was die Kalender-Synchronisation kann#

• Persönliche Termine verbinden: Termine aus deinem Google- oder Outlook-Kalender erscheinen automatisch in Kibi und umgekehrt.

• Doppelbuchungen vermeiden: Da beide Kalender immer auf dem gleichen Stand sind, sehen deine Mitarbeitenden sofort, wann jemand verfügbar ist.

• Räume und Fahrzeuge koppeln: Resource-Kalender deiner Organisation (Konferenzräume, Fahrzeuge) lassen sich direkt mit Kibi verbinden. Buchungen aus Kibi erscheinen dort automatisch — und umgekehrt.

• Flexible Datenschutz-Einstellung: Jede Person wählt selbst, ob externe Kalender den vollständigen Termininhalt oder nur die Verfügbarkeit sehen.

Voraussetzungen#

• Du nutzt Google Workspace oder Microsoft 365.

• Du hast Administrator-Rechte bei deinem Anbieter für die einmalige Einrichtung in Kibi.

• Die Kalender-Synchronisation muss als Modul in Kibi für deine Organisation aktiviert sein.

Zwei Wege zur Verbindung#

Es gibt zwei Modelle, wie Mitarbeitende ihre Kalender mit Kibi verbinden:

Pro Mitarbeitende (Standard)#

Jede Person verbindet ihren eigenen Kalender eigenständig über ihr Profil. Das dauert wenige Klicks und erfordert keine IT-Unterstützung.

Die Zuordnung zwischen Kibi-Konto und Google- bzw. Microsoft-Konto erfolgt über die E-Mail-Adresse. Der Anbieter authentifiziert die Person mit der Geschäfts-E-Mail — diese muss mit der in Kibi hinterlegten E-Mail-Adresse übereinstimmen.

Zentral durch die Organisation#

Du aktivierst als Admin einmalig den Zugriff für deine gesamte Organisation (Google: Domain-Wide Delegation; Microsoft: Application Permission). Alle Mitarbeitenden werden danach automatisch über ihre E-Mail-Adresse den entsprechenden Provider-Konten zugeordnet — ohne dass Einzelpersonen etwas tun müssen. Jede Person kann sich jederzeit über ihr Profil individuell wieder abmelden.

Vergleich: Welcher Weg passt wann?#

Einrichtung Google Workspace (Admin)#

Geh zur Google Cloud Console und leg einmalig eine Verbindung an. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Google Cloud Console findest du in der offiziellen Google-Dokumentation:

Google Cloud Console — OAuth 2.0 einrichten

Zusammenfassung der notwendigen Schritte:

1. Öffne die Google Cloud Console.

2. Leg ein neues Projekt an oder wähle ein bestehendes aus.

3. Aktiviere die Google Calendar API für das Projekt.

4. Erstelle OAuth 2.0-Zugangsdaten (Typ: Webanwendung) und trag die Weiterleitungsadresse ein, die dir Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Konfiguration anzeigt.

5. Kopiere Client-ID und Client-Geheimnis und trag beides in Kibi ein.

6. Klick auf Verbindung prüfen — Kibi bestätigt, ob die Verbindung erfolgreich ist.

Optional: Organisationsweite Freigabe (Google Workspace)#

Wenn alle Mitarbeitenden automatisch verbunden werden sollen, aktiviere die domainweite Freigabe:

1. Erstelle in der Google Cloud Console ein Service-Konto und lade den Zugriffsschlüssel herunter.

2. Aktiviere in den Google Workspace Admin-Einstellungen unter Sicherheit → API-Steuerung → Domainweite Delegation die Berechtigung für das Service-Konto.

3. Lade den Zugriffsschlüssel in Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Konfiguration hoch.

Einrichtung Microsoft 365 (Admin)#

Registriere Kibi als Anwendung in deinem Azure-Portal:

1. Öffne das Microsoft Entra-Portal und navigiere zu App-Registrierungen.

2. Klick auf Neue Registrierung und vergib einen Namen (z. B. Kibi Kalender).

3. Trag die Weiterleitungsadresse ein, die dir Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Konfiguration anzeigt.

4. Vergib unter API-Berechtigungen die Berechtigungen Calendars.ReadWrite und User.Read (Delegiert).

5. Erstelle unter Zertifikate & Geheimnisse ein neues Client-Geheimnis.

6. Kopiere Anwendungs-ID, Verzeichnis-ID (Tenant-ID) und das Client-Geheimnis und trag alles in Kibi ein.

7. Klick auf Verbindung prüfen.

Optional: Organisationsweite Freigabe (Microsoft 365)#

Damit alle Mitarbeitenden automatisch verbunden werden, musst du als Admin die Zustimmung für die gesamte Organisation erteilen:

1. Vergib zusätzlich die Berechtigung Calendars.ReadWrite (Anwendung) und klick auf Admin-Zustimmung erteilen.

2. Alternativ öffnest du die Zustimmungs-URL, die Kibi unter Administration → Module → Kalender-Synchronisation → Konfiguration anzeigt, in einem Browser, in dem du als Microsoft-Tenant-Admin angemeldet bist.

Kalender als Mitarbeitende verbinden#

Sobald dein Admin die Einrichtung abgeschlossen hat, verbindest du deinen persönlichen Kalender in wenigen Schritten:

1. Öffne Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten.

2. Klick auf Verbinden und wähle deinen Anbieter (Google oder Microsoft).

3. Du wirst zur Anmeldeseite deines Anbieters weitergeleitet. Melde dich mit deiner Geschäfts-E-Mail an und erteile die Zugriffsberechtigung.

4. Kibi bestätigt die erfolgreiche Verbindung. Deine Termine werden ab sofort automatisch abgeglichen.

Welche Termine werden synchronisiert?#

Du steuerst selbst, welche Termine synchronisiert werden:

• Persönliche Termine: Termine, die du direkt in Google Kalender oder Outlook anlegst.

• Einladungen aus Kibi: Besprechungen und Termine, zu denen du in Kibi eingeladen wurdest.

• Abwesenheiten: Urlaub und sonstige Abwesenheiten aus Kibi.

• Fahrzeug-Buchungen: Reservierungen von Fahrzeugen über Kibi.

Jede Kategorie lässt sich einzeln ein- oder ausschalten. Die Einstellungen findest du unter Mein Profil → Externer Kalender → Verbundene Kalender verwalten.

Datenschutz-Einstellung#

Du wählst, wie viele Details bei der Synchronisation übertragen werden. Die Einstellung wirkt in beide Richtungen:

Räume und Fahrzeuge mit externen Kalendern verbinden#

Resource-Kalender deiner Organisation (Konferenzräume, Fahrzeuge) lassen sich direkt mit Kibi koppeln. Dadurch sind Buchungen aus beiden Systemen immer sichtbar — ohne manuelle Pflege.

Geh in Kibi unter Administration → Räume & Fahrzeuge (unter "Inhalt" im Admin-Menü):

1. Leg eine neue Resource an oder öffne eine bestehende.

2. Wähle unter Externer Kalender den passenden Kalender aus der Liste der verfügbaren Resource-Kalender deiner Organisation.

3. Speichere. Buchungen aus Kibi erscheinen ab sofort im externen Kalender und umgekehrt.

Datenschutz und Datensicherheit#

• Deine Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

• Beim Trennen der Verbindung werden die Zugriffsberechtigungen bei deinem Anbieter automatisch widerrufen.

• Bereits synchronisierte Termine bleiben in Kibi erhalten, werden aber nicht mehr aktualisiert.

• Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in der EU. Kibi ist DSGVO-konform.

Häufige Fragen#