Werkzeker en mobiel registreren: Wat het BAG-besluit betekent voor bedrijven

Aantekeningen aan het eind van de shift, een Excel-bestand op kantoor, mondelinge mededelingen tussen hal en administratie: In veel operationele bedrijven wordt de werktijd nog steeds mondeling, op papier of zelfs helemaal niet systematisch geregistreerd. Sinds het besluit van het Bundesarbeitsgericht (BAG) van 13 september 2022 (Az. 1 ABR 22/21) is duidelijk dat werkgevers verplicht zijn een systeem voor de registratie van werktijden in te voeren. Voor bedrijven met veel Non-Desk-Workers in productie, ambacht en horeca rijst daarmee een praktische vraag: hoe registreert u werktijden daar waar niemand aan een bureau zit? Precies daarvoor bundelt ons platform Kibi Connect de werktijdregistratie direct op de werkplek — mobiel op de smartphone, zonder stempeluur, zonder papier, traceerbaar gedocumenteerd. AVG-conform en met hosting in Duitsland.

Wat verandert het BAG-besluit van 13 september 2022 voor bedrijven?

Het Bundesarbeitsgericht heeft besloten dat werkgevers op grond van § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verplicht zijn een systeem voor de registratie van werktijden in te voeren.

Deze verplichting geldt ongeacht branche of bedrijfsgrootte.

Met het besluit van 13 september 2022 (Az. 1 ABR 22/21) heeft het BAG vastgesteld dat deze verplichting al voortvloeit uit de Arbeidsomstandighedenwet. Er moet worden geregistreerd wanneer medewerkers hun werk beginnen en eindigen en hoe lang zij werken. Hoe het systeem precies wordt ingericht, laat het besluit open — cruciaal is dat werktijden daadwerkelijk en betrouwbaar worden geregistreerd. Parallel regelt de Arbeidstijdenwet (ArbZG) de toegestane maximale werktijden en de voorgeschreven rusttijden. Een betrouwbare registratie is de basis om deze voorschriften in de praktijk überhaupt te kunnen controleren. Voor de afdeling Personeelszaken en de directie betekent dit: er is een oplossing nodig die ook de vele medewerkers zonder vaste pc-werkplek bereikt, niet alleen het kantoor. Deze bijdrage vervangt geen juridisch advies; de concrete inrichting stemt u af met uw juridisch adviseur.

Waarom is mobiele werktijdregistratie voor Non-Desk-Workers de praktische oplossing?

Wie niet aan een bureau werkt, heeft registratie nodig waar het werk plaatsvindt — op de smartphone, in de hal, werkplaats of keuken.

Een centrale stempeluur bij de ingang dekt verspreide werkplekken niet af.

In productie, ambacht en gemeenschapsvoorziening is het werk verspreid over hallen, bouwplaatsen, voertuigen en keukens. Een vaste stempeluur bij de werkpoort past daar niet bij: wie op montage gaat of tussen stations wisselt, moet tijd besteden aan het registreren van tijden. Papierstrookjes belanden te laat of helemaal niet op kantoor, zijn moeilijk leesbaar en moeten handmatig worden overgenomen. Mobiele werktijdregistratie pakt precies daar aan: medewerkers registreren begin, einde en pauzes direct op de werkplek op hun eigen of een gedeeld apparaat. Voor de verschillende inzetcontexten hebben wij de oplossing branchenafhankelijk gedacht — van productie via ambacht en service tot gemeenschapsvoorziening. Zo worden ook de medewerkers bereikt die in de dagelijkse praktijk zelden of nooit achter een pc zitten.

Hoe registreren medewerkers hun werktijd direct op de werkplek?

Via het platform stempelen medewerkers zich mobiel in en uit — begin, pauzes en einde worden met tijdstempel geregistreerd.

De registratie verloopt zonder extra hardware en zonder papier.

In plaats van papierstrookjes en stempeluur openen medewerkers het platform op hun smartphone en registreren hun tijden met enkele handelingen. Begin, pauzes en einde van de werkdag worden met tijdstempel vastgelegd, correcties blijven traceerbaar. De geregistreerde tijden komen centraal samen, zodat de administratie geen strookjes meer hoeft over te typen of lijsten hoeft samen te zoeken. Omdat de werktijdregistratie deel uitmaakt van hetzelfde platform als de agenda en taken, kunnen werktijden worden gekoppeld aan shifts en taken — een breuk tussen meerdere geïsoleerde oplossingen wordt voorkomen. Vooral bij shiftwisselingen is dit een voordeel: hoe een schone digitale overdracht werkt, laat onze bijdrage over digitale shiftoverdracht in de productie zien. Zo ontstaat uit verspreide individuele gegevens een samenhangend, actueel overzicht.

Hoe blijft de geregistreerde werktijd traceerbaar gedocumenteerd?

Alle tijden liggen centraal, met tijdstempel en traceerbare wijzigingen — altijd inzichtelijk voor de afdeling Personeelszaken en directie.

Zo is gedocumenteerd wie wanneer en hoe lang heeft gewerkt.

De echte waarde ontstaat na de registratie: de tijden moeten analyseerbaar en traceerbaar beschikbaar zijn. Op ons platform verzamelen werktijden zich centraal, in plaats van in losse strookjes, chatberichten en Excel-bestanden. De afdeling Personeelszaken en directie ziet de actuele stand per persoon en periode, zonder gegevens uit meerdere bronnen te hoeven samenvoegen. Dit vergemakkelijkt zowel de salarisadministratie als het toezicht op de naleving van maximale werktijden en rusttijden volgens de ArbZG. Via het dashboard zijn relevante standen in één oogopslag zichtbaar, en omdat alles op één platform staat, blijven informatie betrouwbaar gedeeld — van de werkplek tot in de administratie. De documentatie is daarmee compleet en voor vragen of controles altijd raadpleegbaar, in plaats van verspreid in mappen en losse aantekeningen.

Welke meetbare voordelen biedt mobiele werktijdregistratie?

Minder handmatige inspanning, een complete documentatie en een registratieproces dat echt iedereen bereikt.

Bedrijven die mobiel registreren, melden concrete verbeteringen:

• Minder handmatige inspanning: tijden worden één keer geregistreerd, in plaats van op papier genoteerd en later overgetypt
• Complete documentatie: begin, pauzes en einde met tijdstempel centraal beschikbaar voor salarisadministratie en terugvragen
• Voldoen aan de registratieplicht ook voor medewerkers zonder pc-werkplek
• Minder overdrachtsfouten, omdat dubbele registratie achterwege blijft
• Sneller inzicht voor de afdeling Personeelszaken en directie in actuele tijdstanden
• Betrouwbare basis om maximale werktijden en rusttijden volgens de ArbZG te controleren

Hoe ondersteunt Kibi Connect wettelijk veilige werktijdregistratie concreet?

Kibi Connect combineert mobiele werktijdregistratie met communicatie, organisatie en documentatie op één platform — speciaal voor operationele teams zonder vaste pc-werkplek.

Registratie wordt zo onderdeel van de dagelijkse praktijk, geen extra stap.

Op ons platform is werktijdregistratie geen geïsoleerd hulpmiddel, maar werkt het samen met de overige functies. Medewerkers registreren hun tijden daar waar ze ook taken in het team organiseren, afspraken in de agenda bekijken en nieuws ontvangen. Zo is er geen extra inlog nodig en geen extra geïsoleerde oplossing. Omdat het platform erop gericht is alle medewerkers te verbinden — ook degenen zonder pc-werkplek — bereikt de registratie daadwerkelijk de gehele organisatie. Alles werkt webbased op iOS, Android en in de browser, AVG-conform met hosting in Duitsland (Hetzner), Made in Germany. Voor de afdeling Personeelszaken betekent dit een betrouwbare, centrale stand — voor medewerkers een handeling die naadloos aansluit bij de dagelijkse shiftpraktijk.

Conclusie: De registratieplicht is mobiel praktisch uitvoerbaar

Sinds het BAG-besluit van 13 september 2022 moeten werkgevers werktijden registreren — voor bedrijven met veel Non-Desk-Workers is mobiele registratie direct op de werkplek de praktische weg daarnaartoe.

Stempeluurs en papierstrookjes dekken verspreide werkplekken in productie, ambacht en horeca niet af. Een platform zoals Kibi Connect registreert werktijden waar het werk plaatsvindt, voert ze centraal en traceerbaar samen en bereikt ook de medewerkers zonder pc-werkplek. Zo wordt van een wettelijke verplichting een proces dat de bedrijfsvoering ontlast in plaats van belast.

Bekijk hoe de werktijdregistratie in Kibi Connect werkt en vergelijk de tarieven.

Nu gratis uitproberen | Demo boeken | Tarieven bekijken